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如何得到完善的职位分析资料
自强 

  要想得到一个系统、完善的工作分析资料,最好是对这项工作进行实际的调查研究。调查研究的方法有许多种,下面我们介绍几种主要的方法。   
  1、访谈法
  访谈法是与担任有关工作职务的人员一起讨论工作的特点和要求,从而取得有关信息的调查研究方法。
  在工作分析时,我们可以先查阅和整理有关工作职责的现有资料。在大致了解职务情况的基础上,访问担任这些工作职务的人员,一起讨论工作的特点和要求。同时,也可以访问有关的管理者和从事相应培训工作的教员。由于被访问的对象是那些最熟悉这项工作的人,因此,认真的访谈可以获得很详细的工作分析资料。
  访谈时要注意修正偏差。有时被访谈者会有意无意地歪曲其职位情况,比如,把一件容易的工作说得很难或把一件难的工作说得比较容易。这要靠和多个同职者访谈所搜集的资料对比加以校正。
  2、问卷法
  问卷法是让有关人员以书面形式回答有关职务问题的调查方法。通常,问卷的内容是由工作分析人员编制的问题或陈述,这些问题和陈述涉及实际的行为和心理素质,要求被调查者对这些行为和心理素质在他们工作中的重要性和频次(经常性)按给定的方法作答。一般而言,答案应具备3个层次:
 。1)各种特殊品质的需要性:必需具备;需具备;不需具备。
 。2)各种特殊品质在某种工作中应用的时间次数:常常应用到的;有时应用到的;从未应用到的。
 。3)各种特殊品质如加以训练可否收到效果:可大为进步;稍可进步;未必得到进步。
  问卷法可以分成职务定向和人员定向两种。职务定向问卷比较强调工作本身的条件和结果;人员定向问卷则集中于了解工作人员的工作行为。
  问卷法的最大优点是比较规范化、数量化,适合于用计算机对结果进行统计分析。但它的设计比较费工,也不像访谈那样可以面对面地交流信息,因此,不容易了解被调查对象的态度和动机等较深层次的信息。问卷法还有两个缺陷,一是不易唤起被调查对象的兴趣;二是除非问卷很长,否则就不能获得足够详细的信息。
  3、核对法
  这种方法是让员工在工作任务清单中找出与自己工作有关的项目,以便确定某一工作的特性。
  4、观察法
  问卷法、访谈法和核对法等工作分析方法都可以有效地采集工作职务方面的信息,但它们都有某些弱点。其中有一个较大的问题,即有经验的员工并不总是很了解自己完成工作的方式。许多工作行为已成习惯,干起工作来并未意识到工作程序的细节。因此,研究者们主张采用观察法对工作人员的工作过程进行观察,记录工作行为的各方面特点;同时,了解工作中所使用的工具设备;了解工作程序、工作环境和体力消耗。观察时,可以用笔录;也可以用事先预备好的观察项目表,一边观察,一边核对。在运用观察项目表时,须事先对该工作有所了解。这样,制定的观察项目表才比较实用。
  观察前先进行访谈将有利于观察工作的进行。一方面,它有利于把握观察的大体框架。另一方面它使双方有所相互了解,建立一定的合作关系。这样,随后的观察就能更加自然、顺利地进行。
  5、技术会议法
  这种方法是召集管理人员、技术人员举行会议,讨论工作特征与要求。由于管理人员和技术人员对有关的工作比较了解,尤其是比较了解有关工作的技术特征和工艺特征。所以他们的意见对获取有效地工作分析资料无疑是很有用的。
  6、工作日记法
  这种方法是让员工用工作日记地方式记录每天的工作活动,作为工作杂质资料。这种方法要求员工在一段时间内对自己工作中所做的一切进行系统的活动记录。如果这种记录记得很详细,那么经常会提示一些其它方法无法获得或者观察不到的细节。
  7、工作参与法
  这种方法是由工作分析人员亲自参加工作活动,体验工作的整个过程,从中获得工作分析的资料。要想对某一工作有一个深刻的了解,最好的方法就是亲自去实践。通过实地考察,可以细致、深入地体验、了解和分析某种工作的心理因素及工作所需的各种心理品质和行为模型。所以,从获得工作分析资料的质量方面而言,这种方法比前几种方法效果好。
  8、关键事件法
  关键事件法是请管理人员和工作人员回忆、报告对他们的工作绩效来说比较关键的工作特征和事件,从而获得工作分析资料。
  一般而言,工作分析的方法可以分为职务定向方法和行为定向方法。前者相对静态地描述和分析职务的特征,收集各种有关“工作描述”一类的材料;后者集中于与“工作要求”相适应的工作行为,属于相对动态的分析。关键事件法就是一种常用的行为定向方法。这种方法要求管理人员、员工以及其他熟悉工作职务的人员记录工作行为中的“关键事件”--使工作成功或者失败的行为特征或事件。
  在大量收集关键事件以后,可以对它们作出分析,并总结出职务的关键特征和行为要求。关键事件法既能获得有关职务的静态信息,也可以了解职务的动态特点。