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迈出人力资源管理第一步
--职位分析和职位说明书
南海人才市场 黄庆忠 

  在引出本文的主题前,先让我们看看以下的两则招聘启事:
  A是一则外资企业招聘采购经理的启事:大专以上学历,三年相关工作经验,较好英语和计算机能力,有高度工作责任感和沟通协调能力。主要工作职责是,联系供货公司,及时准确地在规定时间内将企业各部门所需货物发送至指定地点,并确保货物的质量和价格符合企业的要求。
  B是一则企业招聘产品营销人员的启事:女,35岁以下,大专以上学历,两年相关工作经验,能熟练操作OFFICE者优先。
  A、B两则招聘启事是有差别的。显然,A启事中有较详细的工作职责,在明确告诉应聘者今后的职责范围和应负责任的同时,对应聘人员的四条要求也是"有根有据"的;而B启事则没有作出职责规定。
  企业为找到对企业发展有用的合适的人才,对应聘人员提出各种要求是理所应当的。在规范的人力资源管理中,任何的招聘启事对工作职责的规定是必不可少的,并且这种工作职责并不是企业可以随意制定的。而有的招聘启事中还存在这样的问题:对某一职务的职能描述不清楚,如工作内容、职责及范围、机构等,并缺少向相应的人员作专项交待和培训。由此造成的直接后果往往是:挑选和录用的员工与工作要求不相符合;绩效考核时感到缺乏依据,无从着手:培训方案不适合工作要求;经常造成生产力和服务质量的降低……这些问题的出现,很大程度上是由于企业没有做好职位分析和设计好职务说明书,没有发挥其在管理中应有的作用所致。职位分析是人力资源管理工作中所有工作的基础。它的主要目的有两个:第一,弄清楚企业中每个职位都在做些什么工作;第二,明确这些职位对员工有什么具体的从业要求。如果一个企业连这些问题都搞不清楚,其他的人力资源管理活动只可能是空中楼阁。
  那么,什么是职位分析呢?简单的讲,职位分析就是要通过一系列科学的方法,把职位的工作内容和职位对员工的素质要求弄明白。专业的描述是这样的:职位分析是指通过观察和研究,确定关于某种特定的性质的确切情报和(向上级)报告的一种程序。
  一、为什么要进行职位分析?
  职位分析是人力资源管理的最基本的工具。具体的讲,职位分析对如下几个方面工作有重要意义:
  1. 招聘:为应聘者提供了真实的、可靠的需求职位的工作职责、工作内容、工作要求和人员的资格要求;
  2. 选择:为选拔应聘者提供了客观的选择依据,提高了选择的信度和效度,降低了人力资源选择成本;
  3. 绩效考评:为绩效考评标准的建立和考评的实施提供了依据,使员工明确了企业对其工作的要求目标,从而减少了因考评引起的员工冲突;
  4. 薪酬管理:明确了工作的价值,为工资的发放提供了可参考的标准,保证了薪酬的内部公平,减少了员工间的不公平感;
  5. 管理关系:明确了上级与下级的隶属关系,明晰了工作流程,为提高职务效率提供了保障;
  6. 员工发展:使员工清楚了员工工作的发展方向,便于员工制定自己的职业发展计划。
  二、职位分析要解决什么问题?
  人事心理学家从人力资源管理的角度出发提出了一个非常容易记忆的6W1H职位分析公式,从七个方面对职务进行分析:
  1. WHO:谁来完成这项职务;
  2. WHAT:这项职务具体做什么事情;
  3. WHEN:职务时间的安排;
  4. WHERE:职务地点在哪里;
  5. WHY:他为什么履行职务(职务的意义是什么);
  6. FOR WHO:他在为谁履行职务;
  7. HOW:他是如何履行职务的
  三、职位分析要注意哪些问题?
  在人力资源管理的各个环节中,职位分析应该说是一个比较有难度的工作:
  首先它对职位分析的实施者(人力资源部门)有一定的专业素质要求。如果缺乏必要的专业常识和专业经验,很可能需要多次的反复。 其次,职位分析不是一项立杆见影的工作。虽然它对人力资源管理的后续职务影响是巨大的,但它很难为企业产生直接和立即的效应。这种特点可能会使人事经理将职位分析工作一拖再拖,往往成为一件"跨年度工程"。
  再次,职位分析工作不是人力资源部门单独可以完成的,它需要企业每个部门,甚至是每位员工的协助,有时可能会不可避免的影响到正常工作。另外,有些企业的管理者并不了解"职位分析"的作用和意义,认为职位分析可有可无,从而得不到管理者得支持,也会影响职位分析工作的开展。
  最后,职务描述和职务资格要求要随着企业职位的调整和职能的转变而相应的变化。职位分析是一个连续的工作,当企业任何一个职位发生变化时,就要对这个职位重新进行职位分析,调整该职位的职务描述和职务资格要求。否则,职务描述和职务资格要求就会成为一纸空文,发挥不了任何作用。有些人事经理在进行完一次职位分析后,就将分析的成果束之高阁,使职位分析成为形式。
  四、如何制定职位说明书?
  有了职位分析的结果以后,我们就可以着手制定职位说明书了。大多数情况下,职位说明书应该包括以下的主要内容:
  1. 工作识别,包括工作名称、部门、汇报关系、工作编号等等。
  2. 工作分析日期:目的是为了避免使用过期的岗位说明书。
  3. 工作概述:简要说明工作内容。
  4. 岗位责任:包括直接责任与领导责任(非管理岗位则没有此项内容)。
  5. 任职条件:即从事该项工作所必须具备的基本资格条件。主要有学历、个性特点、体力 要求以及其他方面的要求。
  合格的职务说明书必须具有准确性、完备性、普遍性、简约性、预见性与可操作性。职位说明书最好是根据公司的具体情况进行制定,切忌生搬硬套,毕竟世界上没有两片相同的叶子。而且在编制时,要注意文字简单明了,使用浅显易懂的文字;内容要越具体越好,避免形式化、书面化;随着公司规模的不断扩大,职位说明书要在一定的时间内必须给予修正和补充,以便与公司的发展保持同步。